Online informatie
Op onze website staat nieuws en algemene informatie over de school. Via e-mail houden we ouder(s)/verzorger(s) op de hoogte van actuele zaken. Op de schoolwiki is alle praktische informatie over de school te vinden. Somtoday is ons leerlingvolgsysteem en we gebruiken Zermelo voor onze roosters. Via Somtoday kunnen ouder(s)/verzorger(s) en leerlingen de absentie, de vorderingen en de cijfers volgen.
Instroom leerlingen
Iedere leerling op de juiste plek! Een goede overstap van de basisschool naar het voortgezet onderwijs draagt bij aan een succesvolle schoolcarrière. Het Ashram College maakt deel uit van het samenwerkingsverband VO/VSO Midden-Holland & Rijnstreek, VO-2802. Binnen dit samenwerkingsverband werken de scholen volgens dezelfde toelatingsprocedure, die ze samen zijn overeengekomen (zie www.swv-vo-mhr.nl). Het advies van de basisschool is leidend bij het bepalen van het brugklasniveau van een leerling en wij doen er alles aan om dit advies waar te maken. Over elke leerling wordt contact opgenomen met de vorige school en alle relevante informatie verzameld, de zogenaamde warme overdracht.
Zij-instroom leerlingen
Soms wisselen leerlingen tussentijds van school. Dit vindt vrijwel altijd plaats tussen twee schooljaren in. Als een leerling wil wisselen van een middelbare school naar het Ashram College, dan kan hierover contact worden opgenomen met de teamleider van de jaarlaag waar desbetreffende leerling in terecht zal gaan komen
Proefwerken en toetsen
Gedurende het schooljaar hebben de leerlingen een aantal toets-/SE-weken. Het aantal is mede afhankelijk van het leerjaar waarin de leerling zit. Buiten het examenjaar zijn er vier SE-weken. In het eindexamenjaar zijn dat er drie. Verder bepalen tussentijdse werkstukken, presentaties, opdrachten, toetsen, overhoringen en practicumvaardigheden (bij de exacte vakken) het eindcijfer. We praten hier dan ook over een voortschrijdend gemiddelde. Er zijn duidelijke afspraken over inhaalmogelijkheden voor leerlingen die een toets met een geldige reden hebben gemist. Bovendien biedt het examenreglement voorexamen- en examenleerlingen een herkansingsregeling.
Vanaf 1 oktober staat het Examenreglement en het Programma van Toetsing en Afsluiting (PTA) op het ouderportaal. Hierin staan alle procedures voor de bovenbouw beschreven.
PTO (planning toetsing onderbouw) tweejarige brugklas en 3 havo/vwo
Het PTO geeft een omschrijving van de leerstof, leerdoelen en de toetsvormen die per leerjaar worden afgenomen. Deze PTO's worden voor een schooljaar vastgesteld. Aan het PTO kunnen geen rechten worden ontleend. Het kan voorkomen dat door omstandigheden afgeweken moet worden van het programma.
PTO cijfers en regels
Het document ‘PTO cijfers en regels’ bevat gedetailleerde informatie over alles wat met de voortgang van de leerlingen uit de tweejarige brugklas en 3 havo/vwo te maken heeft. Deze informatie vindt u op het ouderportaal.
Schoolloopbaan
Overgaan of doubleren? De schoolleiding neemt deze beslissing op advies van de docentenvergadering. Dit geldt ook voor de overstap naar een ander schooltype. Doorslaggevend hierin zijn de overgangsregelingen in de onderbouw en de slaag-zakregeling in de bovenbouw.
Verzuimbeleid
Ziek en absent melden in Somtoday
Is uw kind ziek, dan meldt u dat elke dag dat hij of zij ziek is. Graag uiterlijk om 08.15 uur. Is uw kind weer beter dan hoeft u niets te doen. Beter melden gaat in dat geval automatisch.
Lukt het niet om uw kind via Somtoday ziek of afwezig te melden, stuur dan een mail aan verzuim@ashramcollege.nl of bel met onze receptie op 0172-430234.
Ook bezoek aan huisarts, tandarts of ortho meldt u op deze manier. Let er a.u.b. op dat u bij de datum een begin- en eindtijd vult.
Bijzonder verlof en afwezigheid i.v.m. bezoek open dagen vervolgstudie
Let op: bijzonder verlof (zoals afwezigheid i.v.m. bijzondere gebeurtenissen als jubilea en uitvaart) meldt u door een mail te sturen aan verzuimcoordinator@ashramcollege.nl met in de bijlage een kopie van de uitnodiging/rouwcirculaire etc.
Leerlingen die afwezig zijn i.v.m. een bezoek aan een open dag of proefstuderen melden dat d.m.v. een mail aan receptie@ashramcollege.nl. Bij de mail dient de uitnodiging als bewijsstuk meegestuurd te worden.
Verzuim, absentie en verlof
Leerlingen zijn tot het eind van het schooljaar waarin zij 16 jaar worden leerplichtig. Daarnaast hebben leerlingen tussen de 16 en 18 jaar die nog niet in het bezit zijn van een startkwalificatie (een diploma havo, vwo of mbo op tenminste niveau 2) een kwalificatieplicht. Zowel voor leerplichtige als kwalificatieplichtige leerlingen geldt dat de school verzuim moet registreren en herhaaldelijk verzuim of langdurig ongeoorloofd verzuim aan de leerplicht ambtenaar moet melden. U kunt natuurlijk ook een kijkje nemen op de website van de Rijksoverheid. https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/leerplicht
Geoorloofd en ongeoorloofd verzuim
We maken onderscheid tussen geoorloofd en ongeoorloofd verzuim.
Geoorloofd verzuim:
- Ziekteverzuim dat volgens de schoolregels gemeld is
- Bijzonder verlof met toestemming van school d.m.v. een verlofformulier* (voorzien van een bewijsstuk, zoals een kopie van een kaart)
- Afwezigheid i.v.m. bezoek open dag
- Afwezigheid van school vanwege een afspraak (bijvoorbeeld; bezoek aan huisarts, tandarts, orthodontist, afrijden etc)
Ongeoorloofd verzuim:
- Een leerling is afwezig (absent) zonder geldige reden
- Een leerling komt te laat zonder geldige reden (verslapen, bus gemist, etc)
- Ziekteverzuim dat niet volgens de schoolregels gemeld wordt
Acties en maatregelen bij ongeoorloofd schoolverzuim
Ongeoorloofd verzuim wordt geregistreerd (in kader van de leerplichtwet). In SOM hebben leerlingen en ouder(s)/verzorger(s) inzage in het geregistreerde verzuim. Wanneer de leerling toelichting wil geven op afwezigheid, is hij / zij zelf verantwoordelijk om dat bij de organisatorisch onderwijsmedewerker, hierna te noemen ‘OOM’ of de verzuimcoördinator doen. De OOMs zijn te vinden in kamer 213. Wanneer er geen geldige reden is voor het verzuim, volgt er een maatregel.
Absent zonder reden
Bij afwezigheid zonder reden, neemt de OOM contact op met de leerling om een afspraak voor het terugkomen te maken. Gemiste uren moet dubbel worden ingehaald in eigen tijd. Tussenuren vallen niet onder eigen tijd.
Mocht de leerling de afgesproken terugkommaatregel niet nakomen, dan worden de uren nogmaals dubbel gerekend. Als de leerling dan toch voor derde keer geen gehoor geeft, dan schakelt de OOM de teamleider in en wordt er een notitie gemaakt in SOM.
Als een leerling meer dan 50% van een lesuur te laat is, dan valt dit onder afwezigheid. De leerling heeft dan een lesuur gemist en zal deze dubbel moet inhalen.
Te laat zonder reden
Bij te laat komen zonder geldige reden, meldt de leerling zich de volgende dag om 08.00 uur bij de receptie.
Indien de leerling zich niet om 08.00 uur meldt, dan zal de OOM telefonisch contact opnemen met ouder(s)/verzorger(s). OOM informeert de leerling hierover en maakt met de leerling de afspraak om twee uur in te halen. Vervolgens wordt er door de OOM een notitie gemaakt in SOM.
4 – 8 – 12 regelingen
De leerling die te laat is, meldt zich bij de receptie. Daar wordt bepaald of hij/zij geoorloofd of ongeoorloofd te laat is
Komt een leerling vaker te laat of spijbelt een leerling, dan hanteren we de 4-8-12-regeling:
Bij 4 keer te laat/spijbelen wordt er contact opgenomen met de ouder(s)/verzorger(s).
Bij 8 keer te laat/spijbelen ontvangen ouder(s)/verzorger(s) een brief van school.
Bij 12 keer te laat/spijbelen wordt de leerling aangemeld bij het Verzuimloket van Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) en stellen we de Leerplichtambtenaar op de hoogte.
De Leerplichtambtenaar kan in overleg met bureau Halt straffen opleggen: https://www.halt.nl/veilige-school/schoolverzuim/.
Op het Ashram College hebben we vaste afspraken over te laat komen en afwezigheid tijdens de lessen. We maken hierin het onderscheid tussen geoorloofd en ongeoorloofd verzuim. Deze afspraken zijn ook terug te vinden in het Leerlingenstatuut en onze schoolregels. We verwachten dat afspraken voor orthodontist, huisarts, specialist etc. zoveel mogelijk buiten de reguliere schooltijden worden gemaakt.
Te laat
Leerlingen die te laat zijn moeten bij de receptie een te laat-briefje halen. De receptie en/of organisatorisch onderwijsmedewerker (OOM) bepalen of een leerling te laat is. Dit briefje overhandigt de leerling vervolgens aan de docent bij binnenkomst in het lokaal.
Bij overmachtsituaties zoals storm en ijzel ontvangen leerlingen een geoorloofd te laat-briefje. De leerlingen die van verder komen en gebruik maken van het OV dienen vanzelfsprekend ook op tijd te komen op school. Er is in het OV wel eens sprake van een vertraging waardoor de leerling later op school komt. In dit geval vragen wij de ouders om dit door te geven aan de receptie. Zo krijgt de leerling van de receptie een geoorloofd te laat-briefje. Indien de leerling geen geldige reden heeft voor het te laat komen, dan dient hij/zij zich de volgende dag om 08.00 uur op school te melden.
Als de leerling zich niet heeft gemeld om 08.00 uur, stuurt de receptie de ouder(s)/verzorger(s) een mail met een reminder. Zo heeft de leerling toch nog de mogelijkheid om zich de volgende dag om 08.00 uur te melden. Als de leerling zich dan toch niet meldt, dan moet hij/zij twee uur inhalen bij de organisatorisch onderwijsmedewerker.
Afwezigheid i.v.m. ziekte
Afwezigheid moet vóór 08.15 uur worden gemeld via een digitaal verzuimformulier dat u vindt op het ouderportaal. Is uw zoon/dochter weer beter, dan meldt u hem/haar weer aan via een digitaal formulier ‘betermelden’. Leerlingen die tijdens de schooldag ziek worden, melden dit persoonlijk bij de receptie.
De receptie zal bij leerlingen tot 18 jaar altijd nog telefonisch contact hebben met de ouder(s)/verzorger(s). Ook wanneer de leerling al zelf contact met thuis heeft gehad. De receptie zal vragen om de school te bellen op het moment dat de leerling veilig thuis is aangekomen.
Het kan weleens voorkomen dat u telefonisch niet bereikbaar bent. De receptie kan dan de afweging maken om de leerling nog niet naar huis te laten gaan. Zij zullen dan uw voicemail inspreken met een terugbelverzoek.
Bij (repeterende) ziekmeldingen op andere momenten dan tijdens de reguliere lessen zoals bij toetsen, herkansingen, PO’s, persoonlijke presentaties en/of de toetsweek bepaalt de teamleider of het verzuim geoorloofd is. De teamleider beslist ook of de leerling het gemiste schoolwerk mag inhalen of herkansen.
Overig verzuim
Ander verzuim zoals afspraken met orthodontist, tandarts, huisarts, ziekte, specialist, etc. wordt bij voorkeur per e-mail voor aanvang van de eerste les doorgegeven aan verzuim@ashramcollege.nl
Uitzondering hierop betreft bijzonder verlof (zoals bijvoorbeeld huwelijk, uitvaart, jubileum, rij-examen) zie onder het kopje ‘aanvragen bijzonder verlof’. Afwezigheid telefonisch doorgeven wordt ontmoedigd vanwege drukte aan de balie. Wilt u afwezigheid toch telefonisch doorgeven, dan kunt u vóór 08.00 uur contact opnemen met de receptie: 0172-430 234.
Zodra de leerling weer terugkomt naar school kan dit via het ouderportaal worden doorgegeven.
Wij gaan er vanuit dat afspraken bij de huisarts, tandarts, orthodontist, specialist etc. maar ook auto-/brommer-/scooterrijlessen, afrijden, certificaten e.d. zo veel mogelijk buiten schooltijd worden gepland. Wij begrijpen dat dit niet altijd mogelijk is. Ook bijzonder verlof dient aangevraagd te worden via het ouderportal. Het is niet toegestaan om voorziene halfjaarlijkse of periodieke controles en/of afspraken e.d. in een toets-/SE-week te plannen.
Aanvragen bijzonder verlof
Verlof om lessen te verzuimen wordt tenminste één week van tevoren digitaal door ouder(s)/verzorger(s) aangevraagd bij de verzuimcoördinator/OOM. Op het ouderportaal vindt u het digitale formulier waarmee bijzonder verlof kan worden aangevraagd. Bij elke aanvraag van bijzonder verlof wordt er om een bewijsstuk gevraagd. Deze voegt u dan toe bij het indienen van de aanvraag.
Bij het inwilligen van verzoeken om bijzonder verlof, hanteren we de voorschriften zoals in de Leerplichtwet omschreven.
Voor de lessen LO is voor een tijdelijke vrijstelling een schriftelijke verklaring van de ouders/verzorgers voldoende. De docent LO bepaalt vervolgens of de leerling wel of niet bij de les aanwezig moet zijn.
Organisatorisch Onderwijs Medewerker (OOM)
Medezeggenschapsraad / deelraad
Het Ashram College, vestiging Alphen aan den Rijn heeft een deelraad die vanuit de locatie meedenkt, adviseert en initiatief neemt met betrekking tot schoolzaken. De deelraad levert daarmee een bijdrage aan de kwaliteit van het onderwijs op school. De deelraad bestaat uit vertegenwoordigers van het personeel, ouders/verzorgers en leerlingen.
Personeelsgeleding
Oudergeleding
Leerlinggeleding
GMR SCOPE scholengroep
Het voortgezet onderwijs van SCOPE scholengroep heeft een overkoepelende gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR) waarin iedere deelraad of medezeggenschapsraad (MR) is vertegenwoordigd. Ook de MR van het Ashram College is vertegenwoordigd.
Ouderklankbordgroep
De ouderklankbordgroep komt twee keer per jaar bijeen. De ouderklankbordgroep is met name bedoeld om ouders feedback te vragen over het functioneren van de school. Welke zaken gaan goed, wat kan er verbeterd worden, welke verwachtingen zijn er ten aanzien van de school? Maar ook wordt er bijvoorbeeld gepraat over een thema als social media. Hoe vinden ouders dat de school hiermee omgaat en waar lopen ouders van jongeren zelf tegenaan?
Klachtenregeling
Natuurlijk doen wij ons best om geen fouten te maken, maar helemaal uitsluiten kunnen we het niet. Als er dan toch een keer iets verkeerd gaat, wilt u met uw klacht of opmerking bij ons terecht kunnen. U probeert er eerst met de betrokken docent of medewerker uit te komen. Lukt dit niet, dan kunt u terecht bij de teamleider of de directeur.
Komt u er niet samen uit, dan kunt u contact opnemen met een vertrouwenspersoon. Deze kan bemiddelen, helpen om uw probleem bij het schoolbestuur neer te leggen of de onafhankelijke klachtencommissie te benaderen. De vertrouwenspersoon kan ook adviseren welke stappen voor uw klacht geschikt zijn.
Voor de behandeling van klachten door de klachtencommissie is een reglement opgesteld.
De klachtencommissie van SCOPE scholengroep is te bereiken via onderstaande adres.
SCOPE scholengroep, t.a.v. college van bestuur/klachtencommissie
Postbus 166, 2400 AD Alphen aan den Rijn
bestuur@scopescholen.nl
Is er sprake van seksuele intimidatie, seksueel misbruik, ernstig psychisch of fysiek geweld dan kunt u ook contact opnemen met het meldpunt vertrouwensinspecteurs, 0900 - 111 31 11.
